کنترل صورت‌وضعیت قبل از ارسال به مشاور
یک صورت‌وضعیت خوب فقط جمع اعداد نیست؛ باید مسیر رسیدگی آن از کارکرد واقعی تا مستندات و کسورات قابل ردیابی باشد.
نکته کاربردی: مستندات پروژه را همزمان با اجرا ثبت کنید؛ بازسازی مستندات بعد از پایان کار معمولاً دشوارتر و کم‌اعتبارتر است.
از کارکرد واقعی شروع کنید
قبل از تنظیم صورت‌وضعیت، ردیف‌های کارکرد را با صورتجلسات، نقشه‌های اجرایی، متره و گزارش روزانه تطبیق دهید. هر عددی که وارد صورت‌وضعیت می‌شود باید پشتوانه قابل ارائه داشته باشد.
مستندات را کنار هر بخش نگه دارید
برای آیتم‌های مهم، شماره صورتجلسه، تاریخ، نقشه یا دستورکار مرتبط را ثبت کنید. این کار هنگام رسیدگی مشاور و پاسخ به ایرادات، زمان زیادی ذخیره می‌کند.
کسورات و جمع‌بندی را دوباره کنترل کنید
پیش از ارسال، مبلغ ناخالص، تعدیل، کسورات قراردادی و مبلغ خالص را جداگانه کنترل کنید و مطمئن شوید محاسبات با صورت‌وضعیت‌های قبلی همخوانی دارد.